1、个人办理：提供本人身份证照片或扫描件，委托办理则还须提供委托函及委托人的身份证照片或扫描件。单位办理：提供办理人及委托人的身份证照片或扫描件及单位公函照片或扫描件。
2、提供信息：生源地、入学年份、就读学校及院系名称、就读方式（如统招、函授、自考、专升本等）、专业及班级（函授及自考需说明就读站点）、毕业年份等。
3、注明所需资料传递方式：快递（顺丰到付）、电话或邮箱回复。
4、注明收件人姓名、详细地址（省市区必填）、联系电话、电子邮箱等。
5、综合档案馆联系电话0731-85213129、85203793；
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6、通信地址：湖南省长沙市天心区赤岭路45号长沙理工大学金盆岭校区办公大楼709综合档案室。
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